Οδηγός για την Σφραγίδα της Χάγης (Apostille) σε Δημόσια Έγγραφα στην Ελλάδα

Η επισημείωση της Χάγης, γνωστή και ως σφραγίδα Apostille, αποτελεί βασικό βήμα για την αναγνώριση δημόσιων εγγράφων σε χώρες που συμμετέχουν στη Σύμβαση της Χάγης. Αν σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε έγγραφα που εκδόθηκαν στην Ελλάδα σε άλλη χώρα, η επισημείωση είναι απαραίτητη για να διασφαλίσετε την εγκυρότητά τους. Αυτός ο οδηγός εξηγεί τι είναι η Apostille, πώς να την αποκτήσετε στην Ελλάδα και τι πρέπει να προσέξετε.

Τι είναι η Επισημείωση της Χάγης;

Η επισημείωση της Χάγης είναι μια επίσημη σφραγίδα ή πιστοποίηση που προστίθεται σε δημόσια έγγραφα για να επιβεβαιώσει την αυθεντικότητά τους. Χρησιμοποιείται σε χώρες που έχουν υπογράψει τη Σύμβαση της Χάγης του 1961, ώστε να μην απαιτείται περαιτέρω επικύρωση ή μετάφραση από προξενικές αρχές.

Η σφραγίδα Apostille επιβεβαιώνει:

• Την υπογραφή του αρμόδιου δημόσιου λειτουργού

• Την ιδιότητα του λειτουργού που υπέγραψε το έγγραφο

• Την αυθεντικότητα της σφραγίδας ή του σήματος που φέρει το έγγραφο

  
  

Αυτή η διαδικασία απλοποιεί τη χρήση εγγράφων σε διεθνές επίπεδο, όπως πιστοποιητικά γέννησης, ποινικά μητρώα, τίτλους σπουδών, συμβόλαια και άλλα.

Ποια έγγραφα χρειάζονται Apostille στην Ελλάδα;

Στην Ελλάδα, η σφραγίδα Apostille μπορεί να ζητηθεί για διάφορα δημόσια έγγραφα, όπως:

• Πιστοποιητικά γέννησης, γάμου, διαζυγίου, θανάτου

• Ποινικά μητρώα

• Δικαστικές αποφάσεις

• Πιστοποιητικά σπουδών και ακαδημαϊκοί τίτλοι

• Συμβόλαια και πληρεξούσια

• Επαγγελματικές άδειες και πιστοποιητικά

  
  

Είναι σημαντικό να γνωρίζετε ότι η Apostille εκδίδεται μόνο για έγγραφα που έχουν εκδοθεί από δημόσιες αρχές ή έχουν επικυρωθεί από αυτές.

Πώς να αποκτήσετε την επισημείωση της Χάγης στην Ελλάδα;

Οι υπηρεσίες που είναι αρμόδιες για τη χορήγηση της σφραγίδας Apostille διαφέρουν ανάλογα με το είδος του εγγράφου:

Είδος Εγγράφου	Αρμόδια Αρχή στην Ελλάδα
Διοικητικά Έγγραφα (π.χ. Δήμων, Αστυνομίας, Εκκλησιαστικά, ΦΕΚ, Πανεπιστημίων)	Αποκεντρωμένες Διοικήσεις (Γραφεία Apostille/Διοικητικού)
Έγγραφα Δικαστικής Φύσης (π.χ. Δικαστικές Αποφάσεις, Πιστοποιητικό Ποινικού Μητρώου)	Πρωτοδικεία (Διοικητικά ή Πολιτικά, ανάλογα με τον τύπο του εγγράφου και την περιοχή)
Συμβολαιογραφικές Πράξεις	Πρωτοδικεία

Σε ορισμένα δικαστικής φύσης δημόσια έγγραφα, ενδέχεται να επιβάλλεται τέλος για την επίθεση της Σφραγίδας της Χάγης.

Ηλεκτρονική Επισημείωση της Χάγης (e-Apostille)

Το ελληνικό κράτος έχει προχωρήσει στον ψηφιακό μετασχηματισμό με τη δημιουργία της e-Apostille μέσω της διαδικτυακής εφαρμογής του gov.gr.

• Τι είναι: Είναι η ηλεκτρονική επισημείωση της Σύμβασης της Χάγης, η οποία παράγει ένα νέο ψηφιακό έγγραφο με μοναδικό αριθμό επαλήθευσης (e-Apostille).

• Πώς λειτουργεί: Μπορείτε να δημιουργήσετε e-Apostille σε συγκεκριμένα έγγραφα που έχουν εκδοθεί ψηφιακά από το gov.gr (π.χ. Πιστοποιητικό Οικογενειακής Κατάστασης, Πιστοποιητικό Γέννησης) ή από ΚΕΠ/Δήμο/Προξενείο με καταχώριση του ΑΦΜ σας (μετά από συγκεκριμένη ημερομηνία).

• Διαδικασία: Απαιτούνται οι προσωπικοί κωδικοί σας στο Taxisnet (ή web banking) και ο μοναδικός κωδικός του gov.gr εγγράφου που θέλετε να επισημειώσετε.

• Επαλήθευση: Η εγκυρότητα του e-Apostille ελέγχεται μέσω της εφαρμογής επαλήθευσης, χρησιμοποιώντας τον μοναδικό αριθμό e-Apostille. Η επισημείωση προστίθεται στο έγγραφο σε Ελληνικά, Αγγλικά και Γαλλικά.

Χρήσιμες συμβουλές

Η Apostille δεν πιστοποιεί το περιεχόμενο του εγγράφου, αλλά μόνο τη νομιμότητα της υπογραφής και της ιδιότητας του δημοσίου υπαλλήλου που υπέγραψε το έγγραφο. Η αποδοχή και η αποδεικτική αξία των εγγράφων με σφραγίδα Apostille υπόκειται πάντα στη νομοθεσία του κράτους προορισμού.

Είναι πάντα καλό να ελέγχετε εκ των προτέρων, ιδίως για Κράτη-Μέλη της Ε.Ε., τον Κανονισμό (ΕΕ) 2016/1191, ο οποίος καταργεί την σφραγίδα Apostille για ορισμένα δημόσια έγγραφα (π.χ. ληξιαρχικές πράξεις) που εκδίδονται εντός της Ευρωπαϊκής Ένωσης, εφόσον συνοδεύονται από το πολύγλωσσο τυποποιημένο έντυπο.

Σημειώστε ότι σε περίπτωση που το έγγραφο είναι σε άλλη γλώσσα, πιθανόν θα χρειαστεί επίσημη μετάφραση.